Para a maioria dos salões, barbearias, esmalterias e clínicas de estética, o WhatsApp é o principal canal com os clientes. É por ali que se agenda, confirma, remarca e resolve quase tudo.

Escrever cada mensagem do zero, várias vezes por dia, toma tempo e dá resultados desiguais. Ter modelos prontos resolve as duas coisas. Aqui estão 20, organizados pelo momento de envio. Troque o que está entre colchetes e ajuste ao jeito do seu negócio.

Regras para uma boa mensagem

Antes dos modelos, cinco regras que todas as mensagens abaixo seguem:

  1. Curta. Uma mensagem que se lê sem rolar a tela.
  2. Com o essencial: nome do cliente, serviço, dia, horário e, quando fizer sentido, nome do profissional e endereço.
  3. Com um próximo passo claro: confirmar, agendar, pagar ou responder.
  4. No tom certo. Com ou sem emojis, mais formal ou mais descontraído, mas sempre igual em todas as mensagens.
  5. No horário certo. Evite enviar antes das 9h ou depois das 21h, a não ser para responder quem escreveu.

1. Quando o cliente pergunta por horários

Resposta com link de agendamento

Oi, [nome]! Obrigado pela mensagem. Você pode ver todos os serviços, preços e horários e agendar direto por aqui: [link]. Se preferir, me diga o dia e o serviço que eu vejo os horários com você.

Resposta com horários concretos

Oi, [nome]! Para [serviço] tenho estes horários: [dia] às [hora] ou às [hora], e [dia] às [hora]. Qual fica melhor para você?

Quando pergunta o preço

Oi, [nome]! O [serviço] custa [preço] e leva cerca de [duração]. A tabela completa e os horários estão aqui: [link]. Quer que eu reserve um horário?

Fora do horário (mensagem de ausência)

Oi! No momento estamos fechados, mas respondemos amanhã a partir das [hora]. Se quiser agendar agora, é só usar este link, a qualquer hora: [link].

2. Confirmação do agendamento

Confirmação simples

Oi, [nome]! Seu agendamento está confirmado: [serviço] com [profissional], [dia], às [hora]. Endereço: [endereço]. Se precisar reagendar, avise até [prazo] antes. Até lá!

Confirmação com cobrança de sinal

Oi, [nome]! Para confirmar seu horário de [dia] às [hora] ([serviço]), pedimos um sinal de [valor], que é descontado do valor final. Você pode pagar aqui: [link]. Cancelamentos até [prazo] antes não têm custo; depois disso, ou em caso de falta, o sinal não é devolvido.

Confirmação da primeira visita

Oi, [nome]! Obrigado por escolher a gente. Seu horário está confirmado para [dia] às [hora]. Ficamos em [endereço], [referência, por exemplo "ao lado da padaria"]. Chegue 5 minutos antes para a gente te receber com calma. Até já!

3. Lembretes

Lembrete na véspera, pedindo confirmação

Oi, [nome]! Passando para lembrar que amanhã, [dia], você tem [serviço] às [hora]. Responda SIM para confirmar. Se não puder vir, avise para liberarmos o horário para outra pessoa.

Lembrete no dia

Oi, [nome]! Te esperamos hoje às [hora]. Ficamos em [endereço]. Se for se atrasar, avise, por favor.

Lembrete para serviços longos

Oi, [nome]! Amanhã às [hora] é o seu [serviço], que leva cerca de [duração]. [Orientação útil, por exemplo "venha com o cabelo seco e sem produtos".] Responda SIM para confirmar.

Quando e como enviar lembretes está explicado em detalhe no guia Como reduzir as faltas nos agendamentos.

4. Remarcações e cancelamentos

Quando o cliente pede para reagendar

Claro, [nome]! Sem problema. Para [serviço] tenho horários [dia] às [hora] e [dia] às [hora]. Qual você prefere? Também dá para escolher outro horário aqui: [link].

Quando o salão precisa desmarcar

Oi, [nome]. Pedimos desculpas, mas vamos precisar desmarcar o seu horário de [dia] às [hora] por [motivo breve]. Podemos passar para [dia] às [hora] ou [dia] às [hora]? Se você pagou sinal, devolvemos o valor inteiro ou usamos no novo horário, como preferir.

Horário que vagou

Oi, [nome]! Abriu um horário hoje às [hora] para [serviço]. Como você estava na lista de espera, é seu se quiser. Responda até às [hora].

5. Quando o cliente falta

Primeira falta

Oi, [nome]! Seu horário hoje era às [hora] e sentimos sua falta. Está tudo bem? Quando quiser, é só agendar de novo por aqui: [link].

Falta com sinal pago

Oi, [nome]. Seu horário de hoje às [hora] não foi desmarcado a tempo, então, conforme a nossa política de cancelamento, o sinal fica retido. Se quiser agendar de novo, estamos por aqui: [link].

Faltas repetidas

Oi, [nome]. Como os últimos horários não foram desmarcados a tempo, a partir de agora vamos pedir um sinal para confirmar o agendamento. Obrigado pela compreensão!

6. Depois do atendimento

Agradecimento e pedido de avaliação

Obrigado pela visita, [nome]! Esperamos que tenha gostado. Se tiver um minutinho, a sua avaliação no Google ajuda muito: [link]. Até a próxima!

Lembrete para voltar

Oi, [nome]! Já faz [número] semanas desde o seu último [serviço]. Vamos agendar a próxima visita? Os horários estão aqui: [link].

Recompensa do programa de fidelidade

Parabéns, [nome]! Você completou [número] visitas e ganhou [recompensa]. Seu código é [código] e vale até [data]. Use no próximo agendamento.

Aniversário (só para quem aceitou receber promoções)

Feliz aniversário, [nome]! 🎉 Para comemorar, você ganha [oferta] na próxima visita deste mês. Agende aqui: [link]. Se não quiser mais receber estas mensagens, responda SAIR.

Recepcionista sorrindo no balcão de um salão de beleza
Respostas rápidas salvas economizam minutos em cada mensagem. Foto: RDNE Stock project / Pexels

Mensagens promocionais: só com autorização

Confirmações, lembretes e mensagens sobre um agendamento que já existe são comunicações do serviço. Já promoções, campanhas e mensagens de aniversário são marketing, e aqui as regras são mais exigentes.

  • LGPD. A Lei Geral de Proteção de Dados exige uma base legal para usar o número do cliente em marketing: o consentimento (artigo 7º, inciso I), que pode ser revogado a qualquer momento, ou, com mais cuidado, o legítimo interesse (artigo 7º, inciso IX), que exige que o contato seja esperado pelo cliente e que ele consiga se opor com facilidade.
  • Política do WhatsApp Business. A política de mensagens do WhatsApp só permite contatar quem forneceu o número e deu permissão para receber mensagens da empresa, e exige que você respeite qualquer pedido para parar.

Na prática:

  • pergunte ao cliente, quando ele deixar o contato, se quer receber novidades e promoções;
  • em cada mensagem promocional, diga como parar de receber ("responda SAIR");
  • atenda na hora quem pedir para sair.

Como a Irrivio envia essas mensagens por você

Na Irrivio, várias dessas mensagens saem sozinhas:

  • confirmação por e-mail sempre que alguém agenda;
  • lembretes automáticos por WhatsApp antes do horário (plano Pro);
  • código de recompensa enviado por e-mail e WhatsApp quando um cliente completa um programa de fidelidade;
  • agente de IA no WhatsApp (plano Pro) que responde quem pergunta por horários, agenda, altera e cancela, a qualquer hora, e para de responder quando alguém da equipe assume a conversa pelo celular.

Assim, as mensagens que você escreve à mão ficam para o que realmente precisa de uma pessoa.

A Irrivio tem uma página para cada tipo de negócio: barbearias, salões de beleza, manicure e nail designers e estética.

Perguntas frequentes

Com quanto tempo de antecedência mandar o lembrete do agendamento?

O mais comum é de 24 a 48 horas antes, pedindo confirmação. Em serviços longos, mande um segundo lembrete curto no próprio dia.

Posso usar emojis nas mensagens do salão?

Pode, com moderação e de acordo com a imagem do negócio. Um ou dois emojis passam simpatia; muitos deixam a mensagem difícil de ler.

Posso mandar promoção pelo WhatsApp para todos os clientes?

Só para quem aceitou receber comunicações promocionais. A LGPD exige uma base legal para o marketing e a política do WhatsApp Business exige permissão do cliente. Diga sempre como parar de receber.

Como economizar tempo escrevendo mensagens no WhatsApp?

Use as respostas rápidas do WhatsApp Business para salvar os modelos, a mensagem de ausência fora do horário e um link de agendamento para quem pergunta por horários. Lembretes e confirmações podem ser automáticos com um sistema de agendamento.

O que dizer para um cliente que faltou?

Na primeira falta, uma mensagem simpática perguntando se está tudo bem e convidando a reagendar. Nas faltas repetidas, explique que o salão vai passar a pedir sinal para confirmar os horários.

Fontes